Kerhot ja yrityssuhteet

KYWiki

Yrityssuhteet

Yrityssuhdesektori koordinoi KY:n yrityskontakteja. Suosittelemme, että myös jokainen yhdistys hoitaa itsenäisesti yrityssuhteitaan ja kehittää niitä jatkuvasti. On kuitenkin erittäin tärkeää, että KY:n ja sen alaisten yhdistysten yrityssuhteet ovat linjassa keskenään.

Yhteiset pelisäännöt

Toivomme ja kannustamme, että jokainen ryhmä hoitaisi aktiivisesti omia yrityssuhteitaan, ja toivomme, että kaikista kontakteista keskustellaan ensin yrityssuhdesektorin kanssa. Koordinoinnin lisäksi meistä on varmasti hyötyä myös yhteydenotoissa ja sopimusten tekemisessä. Yrityssuhdesektorilla on paljon suhteita eri yrityksiin, vaikka yritykset eivät olisikaan varsinaisia pääyhteistyökumppaneita. Yrityssuhdesektorin toimijat tavoittaa parhaiten sähköpostitse yritys@kyweb.fi tai puhelimitse numerosta (09) 4313 8561.

Näillä yhteisillä pelisäännöillä KY:n yrityssuhdesektorin kanssa on tarkoitus kannustaa yhdistysten omaa yritysyhteistyötä oikeaan ja kaikkia hyödyttävään suuntaan. Yritysyhteistyöllä saatujen tuottojen suuruus ei vaikuta KY:ltä saatuihin tukiin. Yhdistysten tulee kuitenkin muistaa, että näiden sääntöjen rikkominen voi johtaa jopa KY:n tukien menettämiseen ja tilojen käyttökieltoon.

KY:llä on tällä hetkellä (lokakuu 2007) yhdeksän pääyhteistyökumppania, joiden kanssa KY:llä on vuosisopimukset (British American Tobacco, Fortum, Kauppalehti, KONE, KPMG, Nordea, PricewaterhouseCoopers, Sinebrychoff ja Stora Enso). Näihin yrityksiin ja niiden suoriin kilpailijoihin ei saa ottaa yhteyttä ilman yrityssuhdesektorin lupaa.

Yrityssuhdetietokannassa on luokiteltu pääyhteistyökumppanit ja heidän lähimmät kilpailijat ns. kielletyiksi yrityksiksi. Mikäli teillä on kiinnostusta tehdä yhteistyötä näiden kiellettyjen yritysten kanssa, ottakaa ensin yhteyttä yrityssuhdesektoriin. Esimerkiksi, jos KY:n alainen yhdistys haluaa tilaisuuteensa puhujan jostain edellä mainituista yhtiöistä, tulee järjestäjien ottaa ensin yhteyttä yrityssuhdesektoriin.

Pääyhteistyökumppanit saattavat joskus muuttua, eli tarkista päivitetty tilanne aina yrityssuhdesektorilta. Kaikista yhteydenotoista yrityksiin on syytä keskustella yrityssuhdesektorin kanssa, mutta eritoten kiellettyjen yritysten kohdalla tämä yhteydenotto yrityssuhdesektoriin on tehtävä ennen ensimmäistäkään kontaktia itse yritykseen.

Sallittujen ja kiellettyjen yritysten lista löytyy yrityssuhdetietokannasta: www.kypalvelu.fi/ytj

Yritysten yhteystietoja saa yrityssuhdetietokannasta, ja sinne on myös päivitettävä välittömästi kaikki yhteydenotot yrityksiin! Tunnukset tietokantaan saa yrityssuhdesihteeriltä, joka opastaa mielellään myös tietokannan käytössä.

Edellä mainittu yritysyhteistyö koskettaa jatkossa kaikkia yrityskontakteja, esim. Punakulman mainoksia, julisteita ja nettimainontaa. Kaikki edellä mainitut materiaalit, joissa on yrityksiä jotenkin mukana, on jatkossa kierrätettävä yrityssuhdesektorin kautta ennen toimitukseen lähettämistä.

Kerhon omilla Internet-sivuilla saa mainostaa sallittuja yrityksiä, mutta ilmoittakaa näistäkin yrityssuhdesektorille. Kiellettyjen yritysten mainoksista on keskusteltava erikseen yrityssuhdesektorin kanssa.

Uskomme, että yhteistyön tiivistämisellä voimme helpottaa huomattavasti meidän kaikkien elämää. Me pysymme kärryillä siitä, mitä kaikkea KY:llä tapahtuu ja toisaalta yhdistykset saavat entistä enemmän tukea KY:ltä yrityssuhteidensa hoitamiseen.

Perusohje, kun otat yhteyttä yrityksiin

Suunnittelu ja yhteydenotot kannattaa aloittaa ajoissa, vähintään 2 kuukautta ennen tapahtumaa, sillä yrityksissä päätöksenteko voi olla todella hidasta

Jo suunnitteluvaiheessa pitää miettiä huolella, mitä yritykselle on tarjolla (esim. mahdollisuus markkinoida tuotteitaan tai rekrytointimahdollisuuksiaan) Yritysten yhteystiedot löytyvät tietokannasta tai esim. osoitteesta www.yritystele.fi

Ota yhteys yrityssuhdesektoriin
Kun soitat yritykseen, esittele itsesi koko nimelläsi:
’Viivi Alaluusua tässä Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunnasta hei’ (Jos soitat kerhosta, jaostosta tai ainejärjestöstä muista painottaa MISTÄ SOITAT!! Jos mainitsen KY:n, on se aina lausuttava kokonaisuudessaan, ei vain lyhenteenä)

’Olisiko teillä hetki aikaa?’(Jos on niin jatka tästä jos ei, niin kysy milloin voisit palata asiaan uudestaan)

Esittele asiasi:

’Asiani koskee Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunnan järjestämää teemailtaa/tapahtumaa. Teemailtojen tarkoituksena on… Odotamme paikalle X määrää opiskelijoita... Teemaillan ohjelma on…’

’Haemme teemailtaan kiinnostavia yrityksiä, olisitteko te mahdollisesti kiinnostuneita lähtemään YHTEISTYÖHÖN?’
(Muista aina puhua yhteistyöstä, älä koskaan sponsoroinnista.)

Mitä sinulla on tarjota:

’Tarjoamme teille mahdollisuuden…
(Kerro kaikki, mitä halutaan tarjota. Muista kuitenkin, ettet myy esim. Punakulman mainospaikkaa ilman, että olet keskustellut siitä yrityssuhdesektorin kanssa.)

Vastineeksi toivoisimme, että osallistuisitte X euron TOIMINTA-AVUSTUKSELLA teemaillan / muun tapahtuman kuluihin.'
(Puhu aina toiminta-avustuksesta, jos on kyse rahasta tai suunnittele etukäteen, mitä muuta kuin rahaa ehdotat yritykseltä pyydettäväksi.)

Tämän jälkeen sinulta melko varmasti pyydetään tarkentava sähköposti asiasta. Yritysten edustajat harvoin päättävät mitään heti puhelimessa, vaan haluavat asiasta tarkemmat tiedot sähköpostitse. Tämä sähköposti on hyvä kirjoittaa valmiiksi jo ennen soittoa, jotta sen saa lähtemään heti puhelun jälkeen. Kerro sähköpostissa tapahtumasta kaikki oleellinen: Milloin, missä, miksi, kenelle, mitä yritys saa vastineeksi ja mitä siltä odotetaan, jne. Sähköpostin alussa on hyvä viitata puhelinkeskusteluun. Sähköpostin kannattaa olla kattava, mutta tarpeeksi ytimekäs, liian pitkiä ei kukaan jaksa lukea. Liitteet ovat usein myös vain rasite lukijalle.

Jos yrityksestä ei tämän jälkeen kuulu muutaman päivän sisällä kannattaa sinne soittaa vielä kerran ja muistutella.

Pidä mielessä, että kaikki asiat mitä yritysten kanssa on sovittu, on hoidettava varmasti!

Lopuksi: Päivitä yrityssuhdetietokantaan yhteydenottosi. Kirjoita sinne henkilön nimi, yhteystiedot, tapahtuma ja mielellään myös jotain siitä, millainen tyyppi yrityksen edustaja oli ja onko hän esim. ollut itse KY:llä (tästä on erityisesti hyötyä seuraaville soittajille)

Huomioitavia asioita

o Puhutaan yhteistyöstä – ei sponsoroinnista
o Kun jotain sovitaan, siitä pidetään kiinni
o Avustuksia kutsutaan toiminta-avustuksiksi
o Älä ota samaan tilaisuuteen kilpailevia yrityksiä, ellei ole kyse vain esim. pienistä tuotenäytteistä
o Opiskelijamme ovat kuluttajien lisäksi ennen kaikkea tulevia työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita yrityksille
o Muista päivittää tietokanta, se on ehdottomasti kaikkien etu