Kerhotoimijan ABC
KYWiki
Tämä opas on toimitettu ja painettu vuonna 2007, ja siirretty jokseenkin sellaisenaan nettiin.
Edessäsi on KY:n historian ensimmäinen ”Kerhotoimijan ABC”. Opas on kirjoitettu KY:n kerhotoimijoiden avuksi ja tarkoituksena on ollut kerätä yhteen KY:n käytäntöjä ja ohjeita, joista kaikkien kerhotoimijoiden olisi hyvä olla tietoinen. Ensimmäisessä luvussa siis kerrotaan KY:n käytännöistä, rahanjakoperusteista, kerhojen velvoitteista ja muista KY:llä toimimiseen liittyen. Toisessa luvussa on avattu hieman yhdistyslainsäädäntöä ja yhdistyksen velvoitteita, koska jokainen KY:n piirissä toimiva kerho on samalla myös itsenäinen rekisteröitynyt yhdistys.
Opasta on tarkoitus edelleenkin kehittää ja parantaa. Kaikki palautteet ja mielipiteet oppaan asiasisällöstä tai mistä muusta tahansa ovat enemmän kuin tervetulleita!
Toivottavasti oppaasta on apua ja hyötyä!
Ylioppilaskunnan puolesta,
Mari Hovi, Liikunta- ja kerhosihteeri 2006-2007
[muokkaa] Osa 1: KY:n piirissä toimiva kerho
[muokkaa] Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunta – KY
Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunta, KY, on vuonna 1911 perustettu, asetuksella määrätty ja tuloverosta vapaa julkisyhteisö. KY on sääntöjensä mukaan perustettu jäsentensä yhdyssiteeksi sekä edistämään heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä pyrkimyksiään, sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä. Ylioppilaskunta toimii jäsentensä edunvalvojana erityisesti korkeakoulu- ja opintososiaalisissa asioissa.
KY tarjoaa jäsenilleen monenlaisia palveluja ja takaa taloudelliset resurssit laajalle harrastustoiminnalle. Ylioppilaskunnan jäseniä ovat asetuksen mukaan kaikki Helsingin kauppakorkeakoulussa ylempää tai alempaa korkeakoulututkintoa suorittavat. Lisensiaatin- tai tohtorintutkintoa suorittavat voivat halutessaan liittyä ylioppilaskunnan jäseniksi.
Edustajisto on ylioppilaskunnan päättävin elin. ”Edarin” 30 jäsentä valitaan joka toinen vuosi pidettävissä vaaleissa, joissa ehdolle voi asettua kuka tahansa ylioppilaskunnan jäsen mursusta jatko-opiskelijaan.
Hallitus käyttää ylioppilaskunnan yleistä toimeenpano- ja hallintovaltaa. Edustajisto nimittää hallituksen puheenjohtajan ja hänen esityksestään hallituksen jäsenet.
Aatteelliseen sihteeristöön kuuluvat koulutuspoliittinen sihteeri, sosiaalipoliittinen sihteeri, kulttuurisihteeri, kansainvälisten asioiden sihteeri, liikunta- ja kerhosihteeri, yrityssuhdesihteeri, tiedottaja, AD ja Kylterin päätoimittaja. Kukin heistä vastaa oman sektorinsa toiminnasta yhdessä hallituksen sektorivastaavan kanssa. Aatteellinen sihteeristö vaihtuu vuosittain.
Pääsihteeri toimii palvelu- ja aatteellisen toimiston esimiehenä ja omalta osaltaan vastaa henkilöstöhallinnosta, budjetista ja sääntöjen noudattamisesta. Edustajisto valitsee pääsihteerin kolmivuotiskaudeksi.
Valiokunnat ja työryhmät ideoivat ja toteuttavat ylioppilaskunnan tapahtumia. Valiokunnat ja työryhmät toimivat hallitusvastaavien johdolla suunnitellen ja toteuttaen tapahtumia. Hallituksen lisäksi sihteerit osallistuvat valiokuntatyöskentelyyn omalla sektorillaan. KY:llä toimii tällä hetkellä kuusi valiokuntaa/työryhmää: hyvinvointivaliokunta, koulutuspoliittinen valiokunta, kulttuurivaliokunta, liikuntavaliokunta, yrityssuhdetyöryhmä ja viestintätyöryhmä. Jaostojen toiminta on hyvin värikästä ja laajamittaista. Niillä on kerhoja vakiintuneempi asema KY:n organisaatiossa ja ne toimivat suoraan sektoreiden alaisena. KY:llä toimii kuusi erilaista jaostoa: Kehitysyhteistyöjaosto (KEHY), Kulttuurijaosto (KUJ), NESU, Toimitusjaosto (TJ), AIESEC ja KY-Sub.
Kerhoja ylioppilaskunnan alaisuudessa toimii lukuisia. Kerhot on jaoteltu kolmeen alaryhmään: liikunta-, kulttuuri- ja ainekerhoihin. Kaikki kuntalaiset voivat vapaasti lähteä mukaan kerhojen toimintaan.
KY:n toimistolla työskentelee osa- tai täyspäiväisesti noin 20 henkilöä (mukaan lukien aatteelliset sihteerit). Toiminta keskittyy Pohjoisen Rautatiekadun toimistotilaan; poikkeuksina ovat asuntopalvelut, opiskelijakorttiasiat, Kirjanvälitys ja KY-kirjakauppa, jotka sijaitsevat KY-palvelupisteessä HSE:n päärakennuksessa.
[muokkaa] Yleistä KY:stä ja sen kerhoista
KY:llä toimii noin 70 aktiivista kerhoa, joista 10 on ainejärjestöjä (ainekerhoja), noin 20 liikuntakerhoja ja noin 20 kulttuurikerhoja. Kulttuurikerhojen alle luetaan myös sopo- ja kv-sektorin kerhot. Aktiivisten kerhojen lisäksi KY:llä on kerhoja, joilla ei ole ollut toimintaa muutamiin vuosiin, mutta käytännössä niitä ei ole vielä kuitenkaan poistettu KY:n piiristä. Näiden ns. ”jäädytettyjen kerhojen” toiminnan elvyttäminen on mahdollista. (Tästä lisää ”kerhon perustaminen”-kohdassa).
Jokainen KY:n kerho on itsenäinen rekisteröity yhdistys (ry.), jolloin mm. yhdistyslainsäädäntö vaikuttaa kerhon toimintaan. Tämän oppaan 2. osassa, eli ”Ry- osassa” on lyhyesti yhdistys- ja kirjanpitolaista sekä muista yhdistyksen velvoitteista.
Myös KY velvoittaa kerhoilta tietynlaista dokumentointia, mitä ei kuitenkaan välttämättä vaadita yhdistys- tai kirjanpitolaissa. Lisäksi KY:n piirissä toimiminen ja KY:n rahallisen tuen saaminen edellyttää kerhoja toimimaan KY:n kerho-ohjesäännön mukaisesti ja noudattamaan muita KY:n ohjeita.
Tässä oppaassa kerrotaan KY:n kerhoille jakamasta rahallisesta tuesta ja toisaalta niistä velvoitteista, joita vastaan kerho saa rahallista tukea. Lisäksi oppaassa kerrotaan KY:n käytännöistä ja säännöistä, joita jokaisen kerhon tulee noudattaa toimiessaan KY:n piirissä.
Kerhosihteeri on KY:llä kerhoja varten ja yrittää auttaa parhaansa mukaan. sähköposti: kerhot@kyweb.fi ja etunimi.sukunimi@kyweb.fi Puhelin: 020 755 1459
Liikunta- ja kerhosihteeri on lomautettuna toukokuun puolesta välistä elokuun alkuun, joten tukianomukset ja muut kerhoasiat kannatta (lue: täytyy) hoitaa muulloin kuin kesällä.
KY:n palvelusihteerit auttavat ympäri vuoden tilavarauksissa, avainasioissa ja muissa käytännön asioissa KY:n aukioloaikana. Sähköposti: palvelu@kyweb.fi Puhelin: 020 755 1450
Tiedottajalta voi kysyä apua tiedotukseen liittyvistä asioista. Sähköposti: tiedotus@kyweb.fi Puhelin: 020 755 1460
Yrityssuhdesektori auttaa yritysyhteistyöhön liittyvässä. Sähköposti: yritys@kyweb.fi Puhelin: 020 755 1463
AinejärjestötAinejärjestöt toimivat läheisessä yhteistyössä HSE:n laitosten ja ohjelmien sekä KY:n koulutuspoliittisen sektorin kanssa. Aikaisemmin ainejärjestöistä on puhuttu ainekerhoina, joten tässkin oppaassa, etenkin rahanjakoperusteet-kohdassa, puhutaan vielä ainekerhoista, käytännössä kuitenkin tarkoitetaan ainejärjestöjä. KY:n kopo-sektori osaa auttaa ainejärjestöjä monessa asiassa paremmin kuin kerhosihteeri. Sähköposti: kopo@kyweb.fi Puhelin: 020 755 1464
[muokkaa] Lyhyt muistilista tapahtumien järjestämisestä
Lähes kaikki mitä tässä oppaassa kerrotaan, liittyy kerhojen tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen. Huomioi siis seuraavat asiat:
- varaa tilat (ja muut tarvittavat asiat, esim.: esiintyjä, lava, ruoka, kuljetukset..)
- mieti lipunmyyntien ajankohdat ajoissa ja kysy liikunta- ja kerhosihteeriltä lupa lipunmyynteihin, jotka järjestetään HSE:llä
- laske budjetti etukäteen; huomioi ainakin osanottomaksu, KY:n tuki, yritysten toiminta-avustukset ja mahdollisesti laitoksen tuki
- jos anot hallitukselta tukea, tee se hyvissä ajoin etukäteen!
- jos suunnittelit yritysyhteistyötä, lue ensin KY:n ohjeet yritysyhteistyöstä ja ota yrityksiin ajoissa yhteyttä
- Tiedota, tiedota, tiedota!
- hae avaimet ja tarvittaessa lupakortti KY:ltä sen aukioloaikana
- jos tilaisuus on aukioloaikojen ulkopuolella, mieti miten vieraat pääsevät sisälle, riittääkö ovipuhelin vai pitääkö ovet ohjelmoida auki
[muokkaa] KY:n rahallinen tuki ja rahanjakoperusteet
KY tukee kaikkia sen piirissä toimivia kerhoja taloudellisesti, edellyttäen kuitenkin, että kerhoilla on toimintaa, toiminta on avointa kaikille kuntalaisille ja että kerhot ovat toimittaneet kerhosihteerille kaikki tarvittavat paperit.
KY:llä on vuoden 2007 alusta tullut voimaan uudet rahanjakoperusteet, jotka löytyvät kokonaisuudessaan oppaan lopusta (liite 2).
KY:n rahanjakoperusteissa tukea myönnetään
A) yleisten periaatteiden mukaan (koskevat kaikkia kerhoja)
B) kerhotyypin mukaan (aine-, liikunta-, kulttuuri-, ja kv-kerhot)
KY:n tukea on neljää erilaista:
- mursumessuavustus (kaikille kerhoille)
- tarveraha (kaikille kerhoille, määrä riippuu kerhotyypistä)
- toiminta-avustus (vain toiminta-avustuskerhoille)
- hallitukselta erikseen anottava tuki (kaikille kerhoille)
Tuet maksetaan pääsääntöisesti kerhon nimissä olevalle tilille.
[muokkaa] Rahallisen tuen yleiset periaatteet (koskevat kaikkia kerhoja)
Tukea (tarveraha ja erikseen anottava tuki) myönnetään
- kerhon varsinaiseen toimintaan liittyen
- pääasiallisesti per KY:läinen osallistuja
- tilaisuuksiin, jotka ovat kaikille avoimia; kerhojen tulee tiedottaa tapahtumistaan kaikille kuntalaisille
- kohtuullisiksi katsottaviin kustannuksiin, ulkoa ostettuihin palveluihin tukea myönnetään vain erittäin hyvin perustein
Kerhoilta edellytetään tapahtumista omavastuuta. Omavastuu koostuu kerhon omasta kassasta, osallistumismaksuista ja/tai yritysyhteistyötuesta.
Lisäksi KY myöntää uusille kerhoille 200 euron perustamisrahan. Kerholla on vuosi aikaa, kerhon liittämisestä KY:n piirissä toimivaksi kerhoksi, käyttää perustamisrahaa. Kerhosihteeriltä saa tarkempia ohjeita perustamisrahan käytöstä.
[muokkaa] Ainejärjestöt
Ainekerhojen tarveraha on 60–600 euroa ja sitä on tarkoitus käyttää
- ohjelmasta kiinnostuneita kuntalaisia palveleviin tapahtumiin, kuten pikkujoulut, infoillat, teemaillat, ekskursiot ja kokoukset
- laitosyhteistyöhön
- uusien pääainelukijoiden rekrytoimiseen (ts. ainejärjestöä vastaavan ohjelman opiskelijoiden rekrytoimiseen)
- muuhun sidosryhmätoimintaan ja aineeseen liittyvään koulutukseen.
Muihin tapahtumiin, kuten matkoihin tai suurempiin seminaareihin voidaan anoa KY:n hallitukselta erillistä tukea.
Tarverahaa / hallituksen myöntämää tukea voi käyttää alkoholiin vain kouluun kohdistuvan sidosryhmätoiminnan yhteydessä ja korkeintaan 50 % tapahtuman tarjoilukuluista.
[muokkaa] Liikuntakerhot
Liikuntakerhojen tarveraha on 60 euroa ja se on tarkoitus käyttää mm. kerhon ydintoimintaan liittyviin pieniin välinehankintoihin, pankkikuluihin, kokouspurtaviin, sauna- ja infoiltoihin. Muihin tapahtumiin, kuten matkoihin, turnauksiin ja kursseihin voidaan anoa KY:n hallitukselta erillistä tukea.
Kisa- ja turnausmatkoihin myönnetään pääsääntöisesti tukea 25 % matkustuskuluista Suomessa. Ulkomaille suuntautuvat kisamatkat ja leirit käsitellään erillistapauksina. Kaikissa kisamatkoissa tukea myönnetään vain yhdelle joukkueelle / osallistujalle per sarja.
Tukea ei myönnetä tuomareihin, lisensseihin eikä vakuutuksiin.
Kerhoille, joilla on viikoittaisia harjoitus- ja otteluvuoroja, myönnetään pääsääntöisesti toiminta-avustusta (kts. kohta 1.3.8 Toiminta-avustus).
[muokkaa] Kulttuurikerhot
Kulttuurikerhojen tarveraha on 60–500 euroa ja se on tarkoitus käyttää mm. toimintasuunnitelmassa mainittuihin tapahtumiin, elokuvailtoihin, pikkujouluihin, infoiltoihin, kokouksiin, seminaareihin ja varsinaiseen toimintaan liittyviin pieniin tarvikehankintoihin.
Muihin tapahtumiin, kuten suurempiin tai yhteistyössä järjestettäviin tilaisuuksiin, seminaareihin, matkoihin ja kursseihin voidaan anoa KY:n hallitukselta erillistä tukea. asd
[muokkaa] Kansainvälistä toimintaa harjoittavat kerhot
Tukea myönnetään pääsääntöisesti seminaarien ja sääntömääräisten kokousten yhden edustajan matkakuluista 25 % ja kohtuullisista osallistumismaksuista 50 % (ei sisällä majoitusta eikä ruokailua).
[muokkaa] Mursumessuavustus
Jokaiselle kerholle myönnetään mursumessuavustusta enintään 20 euroa per vuosi. Tukea ei voi käyttää alkoholiin. Kerhosihteeri maksaa tuen kuittikopiota vastaan kerhon tilille. Muista aina liittää kuittikopioon tieto, minkä kerhon kuitista on kyse, kerhon tilinumero ja yhteystiedot.
[muokkaa] Tarveraha
Tarveraha on KY:n rahallisen tuen perusta. Jokaiselle kerholle myönnetään tarverahaa XX euroa per kalenterivuosi. Kerhotyypistä riippuen tarveraha on 60–600 € ja se määräytyy kerhokohtaisesti kerhojen toimittamien budjettien ja toimintasuunnitelmien perusteella. Tarveraha on tarkoitettu käytettäväksi pieniin hankintoihin ja tietynlaisiin vuosittaisiin tapahtumiin kuten uraillat, pikkujoulut, saunaillat ja excursiot. Kerhojen ei tarvitse tehdä tarverahasta erikseen anomusta hallitukselle vaan tarveraha haetaan suoraan kerhosihteeriltä. Tarverahan määrä (ja se, mihin sitä on tarkoitus käyttää) ilmoitetaan kerholle viimeistään vuoden alussa.
Kerhosihteeri maksaa tarverahan tarverahaselvitys-asiakirjaa ja tarvittavia liitteitä (mm. kuittikopio) vastaan. Yhdessä tarverahaselvityksessä voi olla useampi tapahtuma ja/tai hankinta.
Tarverahaselvityslomake .doc-muodossa löytyy täältä
[muokkaa] Toiminta-avustus
Toiminta-avustuksen piiriin kuuluvat kerhot ovat lähinnä liikuntakerhoja, poikkeuksena muutama kulttuurikerho. Toiminta-avustusta myönnetään pääsääntöisesti kerhoille, joilla on viikoittaisia harjoitus- ja otteluvuoroja. Toiminta-avustukseen sisältyy myös yksi sarjamaksu ja yksi turnausmaksu per vuosi. Toiminta-avustuksen saamiseen vaaditaan aina selvitys edellisen toiminta-avustuksen käytöstä.
Toiminta-avustusta ei saa käyttää muuhun kuin viikoittaisiin harjoitus- ja otteluvuoroihin, sarjamaksuun ja turnausmaksuun. Tarveraha ja hallitukselta erikseen anottava tuki ovat välinehankintoja, saunailtoja, kisamatkoja, kursseja tms. varten.
Toiminta-avustusselvityksestä lisää kohdassa 1.4.4 ja lomake .doc-muodossa löytyy täältä.
[muokkaa] Hallitukselta erikseen anottava tuki
Kerhot voivat hakea KY:n hallitukselta tukea tapahtumiin, tilaisuuksiin ja isompiin projekteihin, jotka eivät kuulu tarverahan piiriin.
Tukianomukset KY:n hallitukselle tulee toimittaa liikunta- ja kerhosihteerille viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa keskiviikkona klo 12.00 mennessä. Jälkikäteen toimitetut hakemukset käsitellään poikkeustapauksina.
Tukianomusten käsittely sisältää seuraavat vaiheet: kerhosihteeri valmistelee kerhon anomuksen perusteella esityksen ja esittää sen hallitukselle torstaina aamukoulussa. Varsinaisen esityksen perusteella hallitus tekee päätöksen perjantaina kokouksessaan.
Jotta kerhosihteeri pystyy käsittelemään anomukset, tulee anomuksesta käydä selkeästi ilmi seuraavaa:
- kerho ja kerhon yhteystiedot, yhteyshenkilö ja yhteyshenkilön e-mail ja puhelinnumero
- kerhon tilitiedot (tuki maksetaan aina kerhon tilille)
- mikä tapahtuma, missä, milloin ja miksi
- paljon tapahtumaan haetaan avustusta (myös per KY:läinen osallistuja)
- tapahtuman kokonaisbudjetti, eli kerhon omavastuu ja mahdolliset muut avustukset, kuten laitoksen tuki tai yrityksen myöntämä toiminta-avustus. (Yritysten tai laitoksen myöntämä muu tuki ei vaikuta KY:n tuen määrään.)
Mikäli tuki myönnetään per KY:läinen osallistuja, tulee kerhon toimittaa kerhosihteerille osallistujalista (k-tunnuksineen), ennen kuin tuki voidaan maksaa.
Anomusmallin .doc muodossa löydät täältä
[muokkaa] Kerhojen velvoitteet ja dokumentointi KY:lle
KY:n rahallisen tuen saaminen edellyttää, että kerhot toimittavat vuosittain liikunta- ja kerhosihteerille:
- Tilinpäätöksen (helmikuun loppuun mennessä, muutama poikkeus)
- Toimintasuunnitelman ja budjetin seuraavalle kalenterivuodelle (alkusyksystä)
- Vuosikokouksen pöytäkirjan (vuosikokouksen jälkeen)
- Kopion PRH:n muutosilmoituksesta
- Selvityksen toiminta-avustuksen käytöstä kaksi kertaa vuodessa (koskee vain kerhoja, jotka kuuluvat toiminta-avustuksen piiriin)
Kerhoilla on myös velvollisuus ilmoittaa kerhosihteerille muutokset hallituksen kokoonpanossa ja/tai yhteyshenkilön yhteystiedoissa.
HUOM! Kerhoille ei makseta avustuksia, ellei asianmukaisia papereita ole toimitettu kerhosihteerille.
[muokkaa] Tilinpäätös
KY:lle toimitettava tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman, toiminta- ja tilinpäätöskertomuksen. Asiakirjat toimitetaan kerhosihteerille sähköpostilla, joten niiden ei tarvitse olla allekirjoitettuja versioita. Kerhojen ei tarvitse myöskään toimittaa juoksevaa kirjanpitoa eikä kuitteja (ei edes kopiota) kerhosihteerille, vaan jokainen kerho arkistoi itse alkuperäisen allekirjoitetun tilinpäätöksen.
Tilinpäätös tulee toimittaa kerhosihteerille viimeistään kaksi kuukautta tilikauden päättymisen jälkeen. Lähes kaikille kerhoilla tilikausi on kalenteri vuosi, joten tilinpäätös pitää palauttaa helmikuun loppuun mennessä.
”Pienet yhdistykset” eivät kirjanpitolainsäädännön mukaan tarvitse tilintarkastusta, mutta KY velvoittaa sitä kaikilta piirissään toimivilta kerhoilta. Tilintarkastuksen voi tehdä ns. maallikkotilintarkastaja.
Oppaan yhdistys-osassa on kerrottu enemmän kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja arkistoinnista.
[muokkaa] Toimintasuunnitelma ja budjetti
Jokaisen kerhon tulee toimittaa kerhosihteerille syyskuun aikana (tai erikseen ilmoitettavaan päivään mennessä) seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetti. On tärkeää, että budjetti tehdään kalenterivuodelle vaikka kerhon tilikausi olisikin muu kuin kalenterivuosi. Budjettien avulla kerhosihteeri laskee jokaiselle kerholle kerhokohtaisen tarverahan ja koko kerhosektorin seuraavan vuoden budjetin. Mikäli budjettia ja tosua ei toimiteta, oletetaan että kerholla ei ole seuraavana vuonna toimintaa eikä kerholle budjetoida tarverahaa.
Budjetissa tärkeintä on ilmoittaa tulevan vuoden todennäköiset tapahtumat, arvioitu osallistuja määrä, arvioidut kokonaiskustannukset per tapahtuma ja mahdollinen perittävä osallistumismaksu per osallistuja. Koska osalla kerhoista hallitus vaihtuu vuoden vaihteessa, joutuu ”vanha hallitus” arvioimaan tulevan vuoden tapahtumat. Usealla kerholla tapahtumat kuitenkin ovat pitkälti samoja vuodesta toiseen. Mikäli uusi hallitus haluaa järjestää tapahtuman, mitä budjetissa ja tosussa ei ole mainittu, voi siihen käyttää tarverahaa ja/tai anoa hallitukselta erikseen tukea.
Toimintasuunnitelmassa kerrotaan enemmän budjetissa mainituista tapahtumista sekä yleisesti kerhon toiminnasta ja suunnitelmista. Hyvä toimintasuunnitelma on lyhyt ja ytimekäs, mutta kertoo kuitenkin olennaisen.
KY on tehnyt kerhoille budjettimallin, jota olisi hyvä käyttää pohjana budjetin tekemiseen. Myös kerhosihteeriltä voi kysyä neuvoa.
[muokkaa] Vuosikokouksen pöytäkirja ja PRH:n muutosilmoitus
Vuosikokouksen jälkeen kerhon tulee ilmoittaa hallituksen vaihtumisesta (ja mahdollisista sääntömuutoksista) Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH). Kopiot vuosikokouksen pöytäkirjasta ja PRH:n muutosilmoituksesta tulee toimittaa sähköisenä myös kerhosihteerille. KY:lle toimitettujen asiakirjojen ei tarvitse olla allekirjoitettuja, vaan ne ovat kerhosihteerille ainoastaan ”tiedoksi”-tyyppistä informaatiota. (Kerho arkistoi itse alkuperäiset asiakirjat.)
Oppaan yhdistys-osassa enemmän tietoa vuosikokouksesta ja pöytäkirjoista.
[muokkaa] Selvitys toiminta-avustuksen käytöstä
Toiminta-avustuksen piiriin kuuluu noin 10 kerhoa. Suurin osa näistä kerhoista on liikuntakerhoja, joilla on viikoittainen harjoitteluvuoro. Ta:n piiriin kuuluvien kerhojen tulee toimittaa kerhosihteerille selvitys toiminta-avustuksen käytöstä kaksi kertaa vuodessa, sekä keväällä että syksyllä.
Keväällä toimitetaan kuittikopiot edelliseltä syksyltä, lasketaan syksyn todelliset kustannukset ja arvioidaan kevään kustannukset. Syksyllä toimitetaan edellisen kevään kuittikopiot, lasketaan todelliset kustannukset ja arvioidaan tulevan syksyn kustannukset. Kerhosihteeri maksaa toiminta-avustuksen tulevan kauden (eli kevään tai syksyn) arvioitujen kustannusten mukaan ja lisää/vähentää edellisen kauden (eli syksyn tai kevään) toteutuneiden kustannusten ja maksetun tuen erotuksen.
Kerho X:n kevään selvitys:
Syksyllä toteutuneet kustannukset 1000€
Syksyllä maksettu tuki 1100€ ( -> maksettu 100€ liian paljon, vähennetään keväällä maksattavasta tuesta)
Kevään arvioidut kustannukset 600€
Keväällä maksettava tuki 500€
Toiminta-avustusselvitysten avulla kerhosihteeri voi seurata, että vuosittain maksettava tuki ei ylitä toteutuneita kustannuksia.
Toiminta-avustus on tarkoitus käyttää vain viikoittaisiin harjoitusvuoroihin (sekä yhteen turnaukseen ja yhteen sarjamaksuun per vuosi. Tarveraha on tarkoitettu pieniin hankintoihin tai saunailtoihin tms. Mikäli liikuntakerho järjestää kursseja, matkoja tai muita tapahtumia, siihen tulee anoa hallitukselta erillistä tukea. Toiminta-avustuksesta myös kohdassa 1.3.3 Liikuntakerhot.
[muokkaa] KY:n tilat ja muita käytäntöjä
KY:n toimiston osoite on Pohjoinen Rautatiekatu 21 B 3.krs. Toimiston ovet ovat auki toimiston aukioloaikana ja paikalla on aina joku palvelusihteereistä auttamassa, mikäli tarvitset apua. KY:n toimiston aukioloajat löydät kywebistä.
[muokkaa] Kerhojen postilokerot
Jokainen kerho voi ilmoittaa osoitteekseen KY:n osoitteen, jolloin osoitteenmuutoksia ei tarvitse tehdä joka kerta kerhotoimijoiden vaihtuessa. Mikäli ilmoitatte kerhon osoitteeksi KY:n, osoitetiedoissa tulee olla selvästi sekä ”KY” että kerhon nimi(!), pelkän toimijan nimen avulla kirjeet eivät välttämättä löydä oikeaan osoitteeseen.
KY / ”KY-kerho”
Matti Meikäläinen
Pohjoinen rautatiekatu 21 b 3.krs
00100 Helsinki
Postilokerot löytyvät KY:ltä kahvion vierestä. Muutamalla suurimmalla kerholla on oma lokero, mutta muuten kerhon postit jaetaan kerhon alkukirjaimen mukaan.
[muokkaa] Palvelusihteerit
Palvelusihteerit auttavat KY:llä tilavarauksissa, avainasioissa ja muissa juoksevissa asioissa. Palvelusihteereinä toimivat liikunta- ja kerhosihteeri, kulttuurisihteeri, yrityssuhdesihteeri ja tiedottaja. Palvelusihteerit tavoittaa osoitteesta palvelu@kyweb.fi tai puhelimella p. 020 755 1450.
[muokkaa] Tilojen käyttö ja tilavaraukset
KY:n kerhot voivat lainata KY:n kokous- ja juhlatiloja veloituksetta. Tiloja voi varata netissä sähköisestä resurssikalenterista, sähköpostilla (palvelu@kyweb.fi) tai toimiston aukioloaikoina puhelimitse palvelusihteereiltä. Jokaisella tapahtumalla tulee olla vastuuhenkilö, jonka yhteystiedot ilmoitetaan varauksen yhteydessä.
Kerhohuoneiston kokoustilat ovat varattavissa arkisin ja lauantaisin klo 08.00–22.00, saunatilat ja juhlatilat klo 12.00–22.00, sunnuntaisin tilat ovat pois käytöstä. Kokoustiloja voi varata vain kokouskäyttöön. Lähtökohtaisesti saunan voi varata enintään kahdeksi tunniksi. Kuitenkin, mikäli viikkoa ennen aiottua tilaisuutta tiedossa ei ole muita varauksia, voi saunan varausta pidentää. Uutta saunavarausta ei saa tehdä ennen kuin edellinen varaus on käytetty.
Jatkoaikaa tiloille anotaan hyvissä ajoin KY:n palvelusihteereiltä erillisellä lomakkeella, jonka ohjeita ja määräyksiä on noudatettava ja josta on tultava esille tilaisuuden järjestäjä, tilaisuuden luonne ja järjestäjän asettama vastuuhenkilö. Jatkoaika-anomuksen hyväksyy / hylkää pääsihteeri tai tämän poissa ollessa hallintoasiainpäällikkö. Jatkoaikaa voidaan pääsääntöisesti myöntää 01.00 asti.
Oleskelu tiloissa klo 22.00 jälkeen ja sunnuntaisin on mahdollista vain KY-lupakortin tai henkilökortin haltijalla seurueineen.
[muokkaa] Avaimet
Palvelusihteereiltä saat lainaksi kulkukortin ja tarvittavat avaimet muutamaa päivää ennen tilaisuutta. Jos tilaisuutesi jatkuu klo 22 jälkeen, tarvitset vartijoita varten lupakortin, jonka saat samalla kun haet avaimet.
Avaimet tulee palauttaa välittömästi tilaisuuden päätyttyä lukolliseen avaintenpalautuslaatikkoon (sijaitsee toimiston aulassa 3. krs). Kadonneista/vioittuneista avaimista tai kulkukortista peritään korvaus.
Mikäli ulko-ovia on tarvetta pitää auki iltatilaisuutta varten, on asiasta sovittava erikseen hallintoasiainpäällikön kanssa. Muussa tapauksessa on käytettävä ovipuhelimia. Ovien väkisin auki pitäminen esimerkiksi mattojen avulla on ehdottomasti kielletty.
[muokkaa] Järjestyssäännöt ja käytännöt (pullot, siivous…)
Jokainen tilojen käyttäjä on vastuussa siitä, että tilat jäävät asianmukaiseen kuntoon sieltä poistuttaessa ja ettei tiloihin pääse sinne kuulumattomia henkilöitä. Asianmukaisella kunnolla tarkoitetaan, että roskat on korjattava pois, kaikki astiat ja tuhkakupit on tiskattava ja lattia vähintään lakaistava. Pullot on vietävä pois tai vaihtoehtoisesti ne voidaan jättää siististi pakattuna koreihin saunan takkahuonetilaan (tai Ison puolen baaritiskin taakse). Kellarista pullot on kuitenkin aina vietävä pois. Myös wc-tilojen kunnosta ja siisteydestä on huolehdittava. Saunan tiloissa käytetyt alustat ja pyyhkeet on käytön jälkeen korjattava pois niille varattuihin paikkoihin. Myös kaikki pöydät, tuolit, narikat yms. on laitettava takaisin omille paikoilleen. Jos näin ei ole toimittu, on tilaisuuden vastuuhenkilöt velvollisia maksamaan siivoussakkoa.
KY:n tiloissa ei ole anniskeluoikeuksia, joten alkoholijuomien myynti KY:n tiloissa on kielletty. Tämän säännön rikkomisesta seuraa ehdoton kerhotilojen pysyvä käyttökielto.
[muokkaa] Astiat
Jos tarvitset tilaisuuteesi astioita ja/tai termoskannuja, voit lainata niitä sopimalla siitä erikseen palvelusihteereiden kanssa (=tarvitset astiakaapin avaimen lainaksi). Kaikki käyttämäsi astiat on tiskattava (3.krs keittiössä ja kellarissa tiskikoneet) ja laitettava takaisin omille paikoilleen (kaappeihin/laatikoihin). Jos joku astia tai termoskannu rikkoutuu, olet velvollinen ilmoittamaan asiasta heti palvelusihteereille.
[muokkaa] Tukkukortti
Kerhot voivat lainata Heinon Tukun käteistukkukorttia. Kortin saa lainaan palvelusihteereiltä.
[muokkaa] Löytötavarat
Löytötavaralaatikko löytyy KY:n saunan eteisestä. Sinne tulee toimittaa kaikki tapahtumista löydetyt tavarat, poikkeuksena kuitenkin arvotavarat, jotka tulisi toimittaa palvelusihteereille.
[muokkaa] Kerhokaapit
Jokainen kerho voi saada käyttöönsä KY:n kellarista kerhokaapin. Kaapit eivät ole kovin isoja, mutta niissä voi säilyttää esimerkiksi kerhokansioita. Kerhokaapin avaimet saa kerhosihteeriltä.
[muokkaa] Tiedotus
Kerhojen toiminnan tulee olla avointa kaikille kuntalaisille ja tästä syystä toiminnasta ja tapahtumista tulee tiedottaa asianmukaisesti.
[muokkaa] Kyweb
Kyweb uudistuu syksyllä 2007 kokonaisvaltaisesti. Kerhon kannalta tärkein tiedotuskanava uudessa Kywebissä on tapahtumakalenteri, jonne voi jättää tapahtuman tiedot ehdotuksena, jonka tiedottaja sitten hyväksyy. Tiedot tulee laittaa myös englanniksi aina, kun tapahtuma sopii myös muille kuin suomea ymmärtäville.
Tapahtumakalenterin lisäksi kerho voi tiedottaa tapahtumistaan omilla web-sivuillaan (ks. seuraava kohta), josta tiedottaja voi tarvittaessa (isoimpien tapahtumien yhteydessä) tehdä poimintoja kywebin etusivulle, sähköpostitiedotteeseen, Punakulmaan ja sähköiselle ilmoitustaululle. Jälleen on tärkeää muistaa myös kv-opiskelijat tarjoamalla vähintään keskeisimmät tiedot tapahtumasta myös englanniksi. Lisäksi vaihto-opiskelijoille on mahdollista tarvittaessa tiedottaa suoraan heidän sähköpostilistalleen. Listalle ei kuitenkaan saa postittaa viestejä ilman lupaa, vaan näissä tapauksissa tulee ottaa yhteyttä suoraan kansainvälisten asioiden sihteeriin.
[muokkaa] Kerhojen omat www-sivut
Kywebin alle on mahdollista perustaa kerholle oma blogipohjainen kotisivu, jonka päivittäminen ja ylläpito ei vaadi teknistä osaamista. Ainakin toistaiseksi joillain kerhoilla on myös täysin omia verkkosivustoja.
[muokkaa] Kerhon sähköposti ja sähköpostilistit
Kerholle voidaan luoda KY:n ATK-ylläpidon toimesta sähköpostiosoite muotoa kerhon-nimi@kyweb.fi. Lisäksi voidaan luoda jakelulista kerhon-nimi-list@kyweb.fi, jota voidaan käyttää kerhon viestintään. Uudet sähköpostit ja jakelulistat hoidetaan kerhosihteerin kautta.
[muokkaa] Ilmoitustaulut
Jos kerho tiedottaa toiminnastaan tai tapahtumistaan julisteiden avulla, voi niitä viedä ainakin seuraaviin paikkoihin:
- HSE:n päärakennuksen ala-aulan ilmoitustaulu Raflan läheisyydessä
- Ilmoitustaulu päärakennuksen 5krs. Kesko-salissa.
- Arkadiassa alakerroksen atk-luokan vieressä oleva ilmoitustaulu.
- Chydeniassa sisääntulokerroksen julisteripustimet vessoja vastapäätä (EI kuitenkaan heti ovenviereen ilmoitustaululle – se on HSE:n käytössä)
Muista aina hyvät tavat ja kysy lupaa julisteen kiinnittämiselle aina, jos et ole varma saako ko. paikkaan pistää julisteen.
[muokkaa] Lipunmyynnit HSE:llä
HSE:llä järjestettäviin lipunmyynteihin (ja muihin tilaisuuksiin) on aina kysyttävä etukäteen lupa. Luvat HSE:n kanssa hoidetaan kootusti liikunta- ja kerhosihteerin kautta. Lupaa tulee kysyä sähköpostilla (kerhot@kyweb.fi) viimeistään seitsemää vuorokautta ennen lipunmyyntiä. Huomioithan, että jos tarvitset tiedon mainoksiin, tulee lupa kysyä vieläkin aiemmin.
Yhteen kyselyyn mielellään mahdollisimman moni lipunmyynti ja kaikki tarvittavat tiedot (ajankohta, mikä lipunmyynti/tilaisuus, paikka ja muut huomioitavat asiat). Myös musiikin soittoon ja flyereiden jakoon lipunmyynnin yhteydessä on kysyttävä lupa.
On myös huomioitava, että HSE:llä järjestettävissä lipunmyynneissä tms. ei saa näkyä suurempia yritysten logoja tai mainoksia. Jos yritykset haluavat näkyvyyttä HSE:llä, niiden tulee hoitaa se muuta kautta.
Kerhot voivat hyödyntää KY:n virallisia jonotussääntöjä omissa lipunmyynneissään.
KY noudattaa lipunmyyneissään virallisia jonotussääntöjä:
- Etukäteen ilmoitetulle lipunmyynti-/ jonotuspaikalle ensimmäisenä paikalle tuleva avaa listan laittamalla siihen nimensä.
- Sen jälkeen jokainen paikalle tuleva laittaa nimensä saapumisjärjestyksessä listaan.
- Jokaisella paikalle tulijalla on oikeus pitää nimenhuuto listalla olijoista. Jos joku listalla oleva tai häntä tuuraava ei ole paikalla, nimenhuudon suorittaja voi vetää kyseisen nimen yli ja laittaa oman nimensä tämän henkilön tilalle.
- KY:n virallinen edustaja tulee etukäteen ilmoitettuna ajankohtana paikalle ja myy liput listan mukaisesti.
- Jokainen voi ostaa kaksi (2) lippua.
HUOM! Lippuja voivat ostaa vain KY:n jäsenet.
[muokkaa] Yrityssuhteet
Yrityssuhdesektori koordinoi KY:n yrityskontakteja. Suosittelemme, että myös jokainen yhdistys hoitaa itsenäisesti yrityssuhteitaan ja kehittää niitä jatkuvasti. On kuitenkin erittäin tärkeää, että KY:n ja sen alaisten yhdistysten yrityssuhteet ovat linjassa keskenään.
[muokkaa] Yhteiset pelisäännöt
Toivomme ja kannustamme, että jokainen ryhmä hoitaisi aktiivisesti omia yrityssuhteitaan, ja toivomme, että kaikista kontakteista keskustellaan ensin yrityssuhdesektorin kanssa. Koordinoinnin lisäksi meistä on varmasti hyötyä myös yhteydenotoissa ja sopimusten tekemisessä. Yrityssuhdesektorilla on paljon suhteita eri yrityksiin, vaikka yritykset eivät olisikaan varsinaisia pääyhteistyökumppaneita. Yrityssuhdesektorin toimijat tavoittaa parhaiten sähköpostitse yritys@kyweb.fi tai puhelimitse numerosta 020 755 1463.
Näillä yhteisillä pelisäännöillä KY:n yrityssuhdesektorin kanssa on tarkoitus kannustaa yhdistysten omaa yritysyhteistyötä oikeaan ja kaikkia hyödyttävään suuntaan. Yritysyhteistyöllä saatujen tuottojen suuruus ei vaikuta KY:ltä saatuihin tukiin. Yhdistysten tulee kuitenkin muistaa, että näiden sääntöjen rikkominen voi johtaa jopa KY:n tukien menettämiseen ja tilojen käyttökieltoon.
KY:llä on tällä hetkellä (lokakuu 2007) yhdeksän pääyhteistyökumppania, joiden kanssa KY:llä on vuosisopimukset (British American Tobacco, Fortum, Kauppalehti, KONE, KPMG, Nordea, PricewaterhouseCoopers, Sinebrychoff ja Stora Enso). Näihin yrityksiin ja niiden suoriin kilpailijoihin ei saa ottaa yhteyttä ilman yrityssuhdesektorin lupaa.
Yrityssuhdetietokannassa on luokiteltu pääyhteistyökumppanit ja heidän lähimmät kilpailijat ns. kielletyiksi yrityksiksi. Mikäli teillä on kiinnostusta tehdä yhteistyötä näiden kiellettyjen yritysten kanssa, ottakaa ensin yhteyttä yrityssuhdesektoriin. Esimerkiksi, jos KY:n alainen yhdistys haluaa tilaisuuteensa puhujan jostain edellä mainituista yhtiöistä, tulee järjestäjien ottaa ensin yhteyttä yrityssuhdesektoriin.
Pääyhteistyökumppanit saattavat joskus muuttua, eli tarkista päivitetty tilanne aina yrityssuhdesektorilta. Kaikista yhteydenotoista yrityksiin on syytä keskustella yrityssuhdesektorin kanssa, mutta eritoten kiellettyjen yritysten kohdalla tämä yhteydenotto yrityssuhdesektoriin on tehtävä ennen ensimmäistäkään kontaktia itse yritykseen.
Sallittujen ja kiellettyjen yritysten lista löytyy yrityssuhdetietokannasta: www.kypalvelu.fi/ytj
Yritysten yhteystietoja saa yrityssuhdetietokannasta, ja sinne on myös päivitettävä välittömästi kaikki yhteydenotot yrityksiin! Tunnukset tietokantaan saa yrityssuhdesihteeriltä, joka opastaa mielellään myös tietokannan käytössä.
Edellä mainittu yritysyhteistyö koskettaa jatkossa kaikkia yrityskontakteja, esim. Punakulman mainoksia, julisteita ja nettimainontaa. Kaikki edellä mainitut materiaalit, joissa on yrityksiä jotenkin mukana, on jatkossa kierrätettävä yrityssuhdesektorin kautta ennen toimitukseen lähettämistä.
Kerhon omilla Internet-sivuilla saa mainostaa sallittuja yrityksiä, mutta ilmoittakaa näistäkin yrityssuhdesektorille. Kiellettyjen yritysten mainoksista on keskusteltava erikseen yrityssuhdesektorin kanssa.
Uskomme, että yhteistyön tiivistämisellä voimme helpottaa huomattavasti meidän kaikkien elämää. Me pysymme kärryillä siitä, mitä kaikkea KY:llä tapahtuu ja toisaalta yhdistykset saavat entistä enemmän tukea KY:ltä yrityssuhteidensa hoitamiseen.
[muokkaa] Perusohje, kun otat yhteyttä yrityksiin
- Suunnittelu ja yhteydenotot kannattaa aloittaa ajoissa, vähintään 2 kuukautta ennen tapahtumaa, sillä yrityksissä päätöksenteko voi olla todella hidasta
- Jo suunnitteluvaiheessa pitää miettiä huolella, mitä yritykselle on tarjolla (esim. mahdollisuus markkinoida tuotteitaan tai rekrytointimahdollisuuksiaan)
- Yritysten yhteystiedot löytyvät tietokannasta tai esim. osoitteesta www.yritystele.fi
- Ota yhteys yrityssuhdesektoriin
- Kun soitat yritykseen, esittele itsesi koko nimelläsi:
- ’Viivi Alaluusua tässä Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunnasta hei’ (Jos soitat kerhosta, jaostosta tai ainejärjestöstä muista painottaa MISTÄ SOITAT!! Jos mainitsen KY:n, on se aina lausuttava kokonaisuudessaan, ei vain lyhenteenä)
- ’Olisiko teillä hetki aikaa?’ (Jos on niin jatka tästä jos ei, niin kysy milloin voisit palata asiaan uudestaan)
- Esittele asiasi:
- ’Asiani koskee Helsingin kauppakorkeakoulun ylioppilaskunnan järjestämää teemailtaa/tapahtumaa. Teemailtojen tarkoituksena on… Odotamme paikalle X määrää opiskelijoita... Teemaillan ohjelma on…’
- ’Haemme teemailtaan kiinnostavia yrityksiä, olisitteko te mahdollisesti kiinnostuneita lähtemään YHTEISTYÖHÖN?’ (Muista aina puhua yhteistyöstä, älä koskaan sponsoroinnista.)
- Mitä sinulla on tarjota:
- ’Tarjoamme teille mahdollisuuden… (Kerro kaikki, mitä halutaan tarjota. Muista kuitenkin, ettet myy esim. Punakulman mainospaikkaa ilman, että olet keskustellut siitä yrityssuhdesektorin kanssa.)
- Vastineeksi toivoisimme, että osallistuisitte X euron TOIMINTA-AVUSTUKSELLA teemaillan / muun tapahtuman kuluihin.' (Puhu aina toiminta-avustuksesta, jos on kyse rahasta tai suunnittele etukäteen, mitä muuta kuin rahaa ehdotat yritykseltä pyydettäväksi.)
- Tämän jälkeen sinulta melko varmasti pyydetään tarkentava sähköposti asiasta. Yritysten edustajat harvoin päättävät mitään heti puhelimessa, vaan haluavat asiasta tarkemmat tiedot sähköpostitse. Tämä sähköposti on hyvä kirjoittaa valmiiksi jo ennen soittoa, jotta sen saa lähtemään heti puhelun jälkeen. Kerro sähköpostissa tapahtumasta kaikki oleellinen: Milloin, missä, miksi, kenelle, mitä yritys saa vastineeksi ja mitä siltä odotetaan, jne. Sähköpostin alussa on hyvä viitata puhelinkeskusteluun. Sähköpostin kannattaa olla kattava, mutta tarpeeksi ytimekäs, liian pitkiä ei kukaan jaksa lukea. Liitteet ovat usein myös vain rasite lukijalle.
- Jos yrityksestä ei tämän jälkeen kuulu muutaman päivän sisällä kannattaa sinne soittaa vielä kerran ja muistutella.
- Pidä mielessä, että kaikki asiat mitä yritysten kanssa on sovittu, on hoidettava varmasti!
- Lopuksi: Päivitä yrityssuhdetietokantaan yhteydenottosi. Kirjoita sinne henkilön nimi, yhteystiedot, tapahtuma ja mielellään myös jotain siitä, millainen tyyppi yrityksen edustaja oli ja onko hän esim. ollut itse KY:llä (tästä on erityisesti hyötyä seuraaville soittajille)
[muokkaa] Huomioitavia asioita
- Puhutaan yhteistyöstä – ei sponsoroinnista
- Kun jotain sovitaan, siitä pidetään kiinni
- Avustuksia kutsutaan toiminta-avustuksiksi
- Älä ota samaan tilaisuuteen kilpailevia yrityksiä, ellei ole kyse vain esim. pienistä tuotenäytteistä
- Opiskelijamme ovat kuluttajien lisäksi ennen kaikkea tulevia työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita yrityksille
- Muista päivittää tietokanta, se on ehdottomasti kaikkien etu
[muokkaa] Uuden kerhon perustaminen
KY:lle on mahdollista perustaa uusi kerho, mikäli sinusta tuntuu siltä, että harrastamaasi aihepiiriin ei KY:ltä löydy tarkoituksenmukaista kerhoa. KY:llä on myös paljon ns. jäädytettyjä kerhoja, jotka eivät tällä hetkellä toimi aktiivisesti ja niiden ”henkiin herättäminen” on toinen vaihtoehto. Molemmista vaihtoehdoista saat lisätietoa kerhosihteeriltä.
Tässä kuitenkin lyhyesti kerhon perustamisesta:
Kerhon perustaminen vaatii vähintään viisi Kylteriä, jotka haluavat perustaa KY:lle kerhon. Ensimmäinen askel kerhon perustamisessa on perustamiskokous. Perustamiskokouksesta tulee tiedottaa kaikille kuntalaisille (esim. kywebissä / foorumeilla), jotta kaikki kerhosta kiinnostuneet voivat lähteä mukaan toimintaan jo perustamisvaiheessa.
- Perustamiskokouksessa (tai sitä ennen) tehdään kerholle säännöt, jotka hyväksytään kokouksessa.
- Kokouksessa allekirjoitetaan perustamiskirja.
- Kokouksesta tehdään pöytäkirja, joka tarkastetaan ja allekirjoitetaan.
- Perustajajäsenet tekevät kerholle myös toimintasuunnitelman (pidemmälle aikavälille ja yksityiskohtaisemman vuodeksi eteenpäin).
Kaikkien asiakirjojen mallit
Kokouksen jälkeen säännöt, toimintasuunnitelma, kokouksen pöytäkirja ja perustamiskirja toimitetaan kerhosihteerille. Kerhosihteeri käy paperit läpi ja mikäli paperit ovat kunnossa, tekee kerhosihteeri KY:n hallitukselle esityksen kerhon hyväksymistä KY:n kerhorekisteriin.
Hallituksen hyväksyttyä esityksen kerho luokitellaan virallisesti KY:n kerhoksi ja on oikeutettu käyttämään KY:n kerhoille kuuluvia palveluita.
Tämän jälkeen kerhon hallitus toimittaa patentti- rekisterihallitukselle (PRH) perusilmoituksen ja rekisteröi yhdistyksen. Myös PRH:n papereista tulee toimittaa kopiot kerhosihteerille.
Uusille kerhoille myönnetään 200 euron perustamisraha. Kerholla on vuosi aikaa käyttää perustamisrahaa kerhon liittämisestä KY:n piirissä toimivaksi kerhoksi.
[muokkaa] Kerhon toiminnan lopettaminen
Kerhojen toiminta saattaa hiipua vuosien jälkeen ja tuntuu, ettei kerhon toiminnan uusia aktiiveja löydy. Ennen kuin laitat pillit pussiin, kannattaa yrittää seuraavia toimenpiteitä:
- Tule esittelemään kerhon toimintaa mursumessuille ja kerro että kerho tarvitsee aktiivisia jäseniä; uusista mursuista saattaa löytyä useitakin innokkaita
- Järjestä vuosikokous / ylimääräinen kokous ja ilmoita siitä ajoissa kywebissä ja foorumeilla ja mahdollisesti kerhon listillä. Kerro, että kerho tarvitsee kipeästi uusia aktiivisia kuntalaisia kerhon hallitukseen ja toiminnan pyörittämiseen
Mikäli jatkajia ei kuitenkaan löydy, ota yhteyttä kerhosihteeriin. Yhdessä kerhosihteerin kanssa katsotaan ”jäädytetäänkö” kerho vai puretaanko yhdistys kokonaan ja poistetaan KY:n piiristä. Molemmat tapaukset vaativat hieman paperityötä, mutta ovat välttämättömiä KY:n kerhorekisterin ylläpitämisen kannalta.
[muokkaa] Osa 2: Itsenäinen rekisteröitynyt yhdistys, ry
[muokkaa] Mikä on yhdistys
Yhdistyksellä tarkoitetaan vähintään kolmen jäsenen järjestäytynyttä yhteenliittymää, jonka tehtävänä on yhteisen tarkoituksen toteuttaminen. Jäsenenä voi olla 15 vuotta täyttänyt yksityishenkilö tai yhteisö. Järjestäytymisellä tarkoitetaan yhdistyksen organisointia ja sen toiminnan tarkoituksen määrittelyä. Tarkoitus viittaa tavoitteeseen, jonka hyväksi yhdistys toimii ja jonka hyväksi yhdistyksen varat käytetään. Yhdistys voi olla rekisteröity (ry, rf) tai rekisteröimätön. KY:llä kaikkien kerhojen tulee olla rekisteröityneitä yhdistyksiä.
Rekisteröityessään yhdistys saavuttaa oikeuskelpoisuuden eli siitä tulee itsenäinen oikeushenkilö. Rekisteröimätön yhdistys ei ole lain mukaan itsenäinen oikeushenkilö eikä se voi periaatteessa saavuttaa nimiinsä oikeuksia eikä velvoitteita. Yhdistyksen kaikki vastuut jäävät yksittäisten jäsenien harteille.
Yhdistyslain mukaan yhdistys voidaan perustaa aatteellisen tarkoituksen toteuttamiseksi. Sanalla "aatteellinen" ymmärretään toimintaa, joka ei ole taloudellisen edun tavoittelua siihen osallistuville.
Yhdistystoiminnasta säädetään yhdistyslaissa. Siinä esitetään yleiset lainsäädännölliset velvoitteet, joita varsinaisten yhdistysten tulisi noudattaa. Laki määrää yhdistyksen perustamisesta ja purkamisesta sekä yhdistyksen hallinnon yleisistä periaatteista. Yhdistyksen perustamisvaiheessa sovitaan yhdistyksen tarkoituksesta, sen toiminta-alasta ja toimintatavasta sekä hyväksytään yhdistyksen säännöt. Kun yhdistys haluaa virallistaa toimintansa (rekisteröityä), sen pitää laatia kirjalliset ja muodollisesti oikeat perustamisasiakirjat ja säännöt sekä toimittaa ne rekisteriviranomaisille.
[muokkaa] Yhdistyksen säännöt
Jokaisella yhdistyksellä tulee olla säännöt, jotka tehdään perustamisvaiheessa ja niitä voidaan tarvittaessa muuttaa yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyksen säännöissä on mainittava:
1) yhdistyksen nimi;
2) yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta;
3) yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot;
4) jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja;
5) yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen tilintarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi;
6) yhdistyksen tilikausi;
7) milloin yhdistyksen hallitus ja tilintarkastajat valitaan, tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään;
8) miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle; sekä
9) miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.
Oppaan lopusta (liite 4) löytyy esimerkki KY:n kerhojen säännöistä.
[muokkaa] Yhdistyksen hallinto
Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille ja jäsenet käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksissa. (Yhdistyksen kokous ei ole sama kuin hallituksen kokous!) Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään 3 jäsentä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallitus edustaa yhdistystä.
[muokkaa] Jäsenyys
Jäsenyys syntyy pääsääntöisesti yhdistyksen hyväksyessä henkilön jäseneksi, mutta jäsenyys voi syntyä myös yhdistyksen perustamisen yhteydessä.
Jäsenen oikeudet
1. Oikeus käyttää yhdistyksen päätäntävaltaa
2. Oikeus säilyttää säännöissä mainitut ”erityiset edut”
3. Oikeus säilyttää yhdenvertaisuus
4. Oikeus saada yhdistyksen kokous koolle
5. Oikeus pysyä jäsenenä
6. Oikeus erota yhdistyksestä milloin haluaa
7. Oikeus saada yhdistykseltä palveluja
8. Oikeus tutustua yhdistyksen asiakirjoihin
9. Oikeus tehdä aloitteita
[muokkaa] Jäsenluettelo
”Yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Yhdistyksen jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua 1 momentissa tarkoitettuihin tietoihin. Jäsenluettelossa olevien tietojen luovuttamisesta muutoin säädetään henkilörekisterilaissa (471/87). Luovuttamisesta voi päättää yhdistyksen hallitus.” YhdL 11 §
1 momentissa on mainittu jäsenluettelo, jossa on kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
KY velvoittaa kerhot pitämään toimintansa avoimena kaikille kuntalaisille ja tästä syystä kerhojen tulisi hyväksyä jäsenikseen kaikki halukkaat kuntalaiset. ”Kirjoittamaton sääntö”, että kaikki kuntalaiset ovat KY:n kerhojen jäseniä, pätee siis sen suhteen, että mm. kerhojen vuosikokouksista tulisi tiedottaa avoimesti kaikille kuntalaisille, eikä keneltäkään kuntalaiselta tulisi evätä pääsyä vuosikokouksiin tai muihin kerhon jäsenille tarkoitettuihin tilaisuuksiin.
[muokkaa] Yhdistyksen kokoukset
Varsinaisia eli sääntömääräisiä kokouksia on yleensä yksi tai kaksi, eli vuosikokous tai kevät- ja syyskokous. (Vuosikokousta ei tule sekoittaa yhdistyksen hallituksen kokouksiin). Yhdistyksen säännöissä on määrätty, milloin yhdistyksen kokoukset on pidettävä. Säännöissä myös määritelty, miten ja milloin yhdistyksen ylimääräinen kokous on pidettävä.
Päätöksenteko yhdistyksen kokouksissa
- äänioikeus pääsääntöisesti kaikilla varsinaisilla jäsenillä; ei yleensä kunnia- tai kannatusjäsenillä
- yhdistyksen kokouksessa käsitellään yleensä edellisen tai tulevan vuoden toimintaa ja taloutta koskevia asioita mm. toimintasuunnitelma, toimintakertomus, budjetti, tilinpäätös, vastuuvapautta, jäsenmaksuasioita, henkilövalinnat (pj, hallitus, tilintarkastajat)
Lakisääteisesti yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät asiat
- sääntöjen muuttaminen
- kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttaminen
- äänestys- ja vaalijärjestys (postiäänestys)
- hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitseminen ja erottaminen
- tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntämisestä päättäminen
- yhdistyksen purkaminen
YhdL 22 §
Muistilista yhdistyksen kokouksen järjestämisestä:
- hallitus valmistelee käsiteltävät asiat kokoukseen
- valmistelun yhteydessä hallituksen tulee varmistaa kaikkien asioiden osalta päätäntä- ja toimivalta, eli voiko yhdistyksen kokous päättää asiasta (yhdistyksen omat säännöt ja yhdistyslaki)
- esityslistan laatiminen
- kokous tulee kutsua koolle säännöissä määritetyllä tavalla
- kokouksen ajaksi tulee nimetä kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjan tarkastaja(t)
- kokouksesta tulee laatia pöytäkirja
- pöytäkirjan tarkastajien tulee tarkastaa ja allekirjoittaa pöytäkirja
Oppaan liitteessä 8 on malli pöytäkirjasta.
[muokkaa] Yhdistyksen hallitus
Yhdistyksen hallituksessa on vähintään 3 jäsentä, sisältäen puheenjohtajan (YhdL 35 §). Hallituksen koolla ei ole ylärajaa, optimikoko on kuitenkin 6-7 jäsentä. Hallituksessa voi olla myös varajäseniä. Hallituksen jäsenten tulee olla vähintään 15-vuotiaita, eikä kukaan saa olla konkurssissa. Puheenjohtajan tulee olla täysivaltainen (18 v). Hallituksen toimikausi on yleensä yksi tai useampi vuosi ja joskus hallituksen jäsenten kaudet voidaan myös lomittaa.
Hallitus on yhdistyksen kokouksen alainen toimielin ja vastaa toiminnastaan (tai sen puutteesta) yhdistyksen kokoukselle. Hallituksen toimintaa säädellään yhdistyslaissa hyvin vähän.
Hallituksen kokoukset ovat vapaamuotoisempia kuin yhdistyksen kokoukset, eikä niistä ole useinkaan määrätty yhdistyksen säännöissä. Jokainen kokoukseen osallistuja on kuitenkin vastuussa kokouksissa tehdyistä päätöksistä, huolimatta siitä, onko kannattanut vai vastustanut päätöstä. Ainoa tapa vapautua vastuusta on jättää eriävä mielipide. Eriävä mielipide on kuitenkin järeä asia, eikä sitä kannata jättää, jos vaikka jokin asia ei vain miellytä. Eriävä mielipide on kuitenkin paikallaan, mikäli:
1. tehty päätös rikkoo lakia
2. tehty päätös on niin pahasti periaatteellisesti väärä, ettei henkilö omien vakaumustensa tai arvojensa pohjalta pysty kantamaan siitä vastuuta
3. tehty päätös on ristiriidassa yhdistyksen sääntöjen kanssa
4. tehty päätös sisältää täysin vastuutonta yhdistyksen rahankäyttöä
[muokkaa] Hallituksen lakisääteiset tehtävät
• jäsenluettelon pitäminen (YhdL 11 §)
• yhdistyksen kokousten koollekutsuminen ja valmistelu (YhdL 20 §)
• yhdistyksen edustajana toimiminen (YhdL 35 §)
• selvitysmiehenä toimiminen yhdistyksen purkautuessa (YhdL 40 §)
• yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin (YhdL 61 §)
• tilinpäätöksen allekirjoittaminen (KPL 7 §)
• tilaisuuden varaaminen tilintarkastajille toimittaa tarkastus sekä tilintarkastajan pyytämien selvitysten ja avun antaminen (TTL 22 §)
[muokkaa] 2.3.2 Hallituksen muita tehtäviä
• yhdistyksen kokousten valmistelu
• yhdistyksen edustaminen
• päätösten toimeenpano
• juoksevien asioiden hoitaminen
• rahavarojen ja muun omaisuuden hoito
• sisäisen toiminnan valvonta ja johtaminen
• aloitteiden tekeminen yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi
[muokkaa] Hallituksen vahingonkorvausvelvollisuus
”Hallituksen jäsen ja yhdistyksen toimihenkilö on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee tätä lakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa.” YhdL 39 §
-> siis paitsi tahallisesta, myös huolimattomuudesta, välinpitämättömyydestä tai tietämättömyydestä aiheutuneesta vahingosta voi joutua vahingonkorvausvelvollisuuteen
-> tehtävänsä hoitamatta jättäminen voi johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen myös sillä perusteella, että tehtävänsä hoitaen vahingon olisi voinut estää
”Milloin vahinko on kahden tai useamman aiheuttama taikka he muuten ovat velvolliset korvaamaan saman vahingon, vastaavat he yhteisvastuullisesti.” VKL 2 §
-> siispä jokainen vastaa vahingonkorvauksesta omasta ja toisten puolesta
-> Vahingonkorvausvelvollisuutta ei ole hallituksen jäsenellä joka:
- on ollut esteellinen osallistumaan asian käsittelyyn
- on pätevästä syystä ollut poissa päätöksen tehneestä kokouksesta
- on (1) äänestänyt asiassa päätöstä vastaan JA (2) jättänyt pöytäkirjaan eriävän mielipiteen tai vastalauseen JA (3) eronnut hallituksesta JA (4) ei ole osallistunut päätöksen toimeenpanoon
Käytännössä nämä tarkoittavat, että
• hallituksen jäsenten (luottamushenkilöiden) erottaminen on harvinaista
• vahingonkorvausvaatimukset ovat harvinaisia
• asioita pyritään usein sopimaan (laki myös velvoittaa)
• usein vahingonkorvausvelvollista kohdellaan silkkihansikkain
• toisinaan näitä käytännöllisiä näkökulmia käytetään väärin
• mahdollisuus vastuuseen joutumiseen on aina olemassa
[muokkaa] Arkistointi
Yhdistyksellä on paljon aineistoa, joka on syytä säilyttää pysyvästi:
– pöytäkirjat
– toimintakertomukset ja -suunnitelmat
– luottamushenkilöluettelot
– osa kirjeenvaihdosta
– talousarviot ja tilinpäätökset
– lehtileikkeet
– säännöt
Suurin osa asiakirjoista voidaan kuitenkin hävittää jossain vaiheessa, Esimerkiksi tositeaineisto tulee säilyttää 6 vuotta verovuoden päättymisestä, jonka jälkeen sen voi hävittää.
KY:n kerhot huolehtivat arkistoinnista itse. Vaikka kerho toimittaa kerhosihteerille kopion tilinpäätöksestä, ei se tarkoita, että kerhosihteeri arkistoisi sen. Jokaisen kerhon olisikin hyvä säilyttää kaikki dokumentit ”kerhokansiossa / kansioissa” ja huolehtia, että kerhon historia siirtyy aina eteenpäin uusille toimijoille. Lakisääteisten dokumenttien lisäksi kannattaa ehdottomasti myös ”keräillä muistoja vuoden varrelta”, koska se on ainoa tapa jättää jälkipolville jälki kerhon toiminnasta ja omasta ainutlaatuisesta vuodesta kerhotoimijana!
[muokkaa] Yhdistyksen talous
[muokkaa] Kirjanpito
Kaikki yhdistykset ovat kirjanpitolain ja -asetuksen alaisia. Yhdistyksen kirjanpidon asianmukaisesta järjestämisestä vastaa yhdistyksen hallitus. Yleensä tähän tehtävään valitaan rahastonhoitaja, joka hoitaa juoksevan kirjanpidon tekemisen, tai jos kyseessä on toimintaa, joka on suuremmassa mittakaavassa, voidaan kirjanpitopalvelu ostaa ulkopuolelta. Tällöin kirjanpitäjä yleensä maksaa myös yhdistyksen laskut. Perusperiaatteena on hyvä pitää, että rahaliikenne hoidetaan mahdollisimman harvan ihmisen kesken, eli esim. tilinkäyttöoikeuksia ei ole kovin monella, yleensä vain rahastonhoitajalla / puheenjohtajalla / sihteerillä. Näin vältetään mahdolliset väärinkäytökset ja sekaannukset.
Ennen kirjanpidon aloittamista yhdistyksen hallituksen on hyväksyttävä taloudenhoidon ohjesääntö. Nämä ohjeet voivat sisältää mm. luettelon käytettävistä tileistä (momenteista) Näitä voivat olla mm. Tili: Nordea xxxxx-xxxxxx, kassa, puhelinkulut, hallintokulut, varsinaisen toiminnan menot (voi olla myös tarkemmin eritelty), varsinaisen toiminnan tuotot, rahoituskulut /tuotot. Jokaisen tilin yhteydessä tulee olla selvitys, mitä kyseiselle tilille kirjataan. Mikäli taloudenhoidon ohjeessa ei ole liitteenä luetteloa käytettävistä tileistä, tulee sellainen laatia erikseen. Tilejä on kolmenlaisia: tulo, meno ja ns. tasetilit. Taloudenhoidon ohjeissa on myös tärkeää mainita laskujen hyväksymiskäytäntö.
[muokkaa] Juokseva kirjanpito
Yhdistyksen kirjanpito tulee olla kahdenkertaista. Kirjaukset tehdään aikajärjestyksessä. Jokaisen kirjauksen yhteydessä tulee olla tosite, siis myös tulotosite. Tosite on numeroitava ja päivättävä ja sen tulee olla aito. Mikäli esim. KY:n ja yhdistyksen välillä on eturistiriitaa siitä, kumpi saa aidon tositteen, sen saa aina KY:n ja yhdistyksen välisessä asioinnissa yhdistys.
Tositteesta on käytävä ilmi:
• mihin tarkoitukseen raha on käytetty
• paljonko rahaa on käytetty
• kenelle maksettu
• milloin maksettu eli päiväys
Joistakin maksuista ei välttämättä ole tositetta, vaan hallitus on päättänyt kokouksessaan maksaa jotakin. Tällöin kirjanpitoon liitetään tositteeksi esimerkiksi ote hallituksen pöytäkirjasta.
Tositteet eivät saa tietenkään hävitä, mutta mikäli näin käy, pakon edessä tositteeksi voidaan hyväksyä mikä tahansa kirjallinen selvitys kuluista. Tämän selvityksen allekirjoittaa se, joka rahan on käyttänyt.
Laskuissa ja kulutositteissa tulee olla hyväksynnät. (Taloudenhoidon ohjeissa lukee, kuka hyväksyy laskut, esim. puheenjohtaja, ja kuka hyväksyy puheenjohtajan laskut jne.) Kulukorvauksissa on hyvä käyttää hallituksen hyväksymää kulukorvauslomaketta, jossa selviää, kenelle maksetaan, mitä ja miksi. Edustuskuluissa tulee olla osanottajien tiedot (ketä läsnä, mikä aihe jne.)
Kirjanpito voidaan hoitaa esimerkiksi Excel-ohjelmalla, jolloin tilien täsmääminen huomataan helposti automaattisten kaavojen avulla. Kirjanpidosta tulee selvitä, mikä on kirjauksen kredit/debet-puoli, tositteen numero, kirjauksen päiväys. Tasetileille, joita on mm. oma pääoma, kalusto etc. ei tehdä kirjauksia tilikauden aikana.
KIRJANPITO ON SÄILYTETTÄVÄ VÄHINTÄÄN KUUSI VUOTTA TILIKAUDEN PÄÄTTYMISESTÄ.
Lisätietoa kirjanpidosta saa muutamasta perusteoksesta, kuten Hyvä kirjanpitotapa, Hyvä tilinpäätöskäytäntö, Tilintarkastuksen teoria ja käytäntö.
[muokkaa] Tilinpäätös
Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman ja taseen sekä liiteasiakirjat, joihin toimintakertomuskin kuuluu. Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta. Tuloslaskelma kertoo rahavirrat: mistä raha yhdistykseen tulee ja mihin se menee. Tilinpäätöksen hyväksyy yhdistyksen päätösvaltainen hallitus, joka allekirjoittaa sen ennen tilintarkastajille luovuttamista.
[muokkaa] Tuloslaskelma
Aatteellisen yhteisön tuloslaskelman kaava löytyy kirjanpitoasetuksesta ja lyhennetty malli täältä.
o Varsinainen toiminta
Aatteellista toimintaa ja johdettavissa yhdistyksen sääntöjen tarkoitus ja toimintamuodot pykälästä. Yleensä tappiollista tai nollatuloksellista toimintaa taloudellisesti.
o Varainhankinta
Jäsenmaksut ja muut varsinaisen toiminnan ylläpitämiseksi erillisellä toiminnalla hankitut tulot. Erotellaan tuotot ja kulut ”projekteittain”.
o Poistot (harvoin KY:n kerhoilla!)
Suuret ja pitkäaikaiset investoinnit jaksotetaan kirjanpidossa useammalle vuodelle (ei vain hankintavuodelle).
o Sijoitus- ja rahastotoiminta
Lähinnä varakkaammilla yhdistyksillä (eli ei KY:n kerhoilla), mutta sen alle kirjataan myös tavanomaiset pankkitilien talletuskorot ja laskujen viivästyskorot
o Satunnaiset erät/tuotot/kulut
Kertaluonteisia, mutta merkittäviä, taloudellisia tapahtumia, joita ei voida sijoittaa em. kohtiin
o Yleisavustukset
Ei ole kohdennettu mihinkään erityiseen osaan yhdistyksen toimintaa vaan ne kohdistuvat yhdistyksen toimintaan kokonaisuudessaan.
o Tilikauden tulos tarkoittaa tulosta ennen varauksia
o Varauksia yhdistyksillä ei juuri ole, osin tiukasta kontrollista johtuen. Varauksiin tulee olla verotukseen perustuva syy.
[muokkaa] Tase
Tase osoittaa yhdistyksen omaisuuden ja velkojen määrän. Yhdistyksillä tase tehdään useimmiten kirjanpitoasetuksen lyhennetyn tasekaavan mukaan.
o Vastaavaa = yhdistyksen varat
o Vastattavaa = yhdistyksen oma ja vieras pääoma
[muokkaa] Tilintarkastus
Tilintarkastuksen tarkoituksena on varmistaa, että hallitus on hoitanut yhdistyksen asioita riittävän huolellisesti. Tilintarkastuksen perusteella luodaan tilintarkastuskertomus, jonka pohjalta yhdistyksen kokouksessa päätetään myönnetäänkö hallitukselle tili- ja vastuuvapaus vai ei.
Yhdistyksen kokous valitsee tilintarkastajan tilikaudeksi kerrallaan (samalla kuin valitaan yhdistyksen hallitus). Tilintarkastajan yleisiä kelpoisuusedellytyksiä ovat laskentatoimen, taloudellisten ja oikeudellisten asioiden sekä tilintarkastuksen tuntemus ja kokemus. Käytännössä kaikkien KY:n kerhojen tilintarkastajaksi voidaan valita ns. maallikkotilintarkastaja, koska yhdistyksien taloudellinen toiminta on pientä. Hän voi olla yhdistyksen jäsen, mutta ei voi olla tilivastuullinen, esimerkiksi hallituksessa. Lakisäätäinen vaatimus on, että tilintarkastaja on riippumaton.
Yhdistyksen tulee luovuttaa tilinpäätösasiakirjat tilintarkastajalle hyvissä ajoin ennen yhdistyksen vuosikokousta. Yhdistyksen on hyvä ottaa huomioon muutamat perusjutut ennen kirjanpidon luovuttamista tarkastukseen:
• onko kaikki hallituksen pöytäkirjat juoksevasti numeroituja, allekirjoitettuja ja hallituksen päättämällä tavalla hyväksyttyjä
• onko kaikki tositteet asianmukaisessa järjestyksessä, hyväksyttyjä ja aitoja
• onko taloudenhoito/ kirjaukset yhtä hallituksen ohjeiden kanssa
Tilintarkastaja suorittaa tilintarkastuksen, eli tarkastaa kirjaukset, tositteet ja hallinnon (kaikki pöytäkirjat), tuloslaskelman, taseen ja laskee mahdollisen kassan.
Tilintarkastajan muistilista:
• Tarkista, ettei tuloslaskelmassa ja taseessa ole laskuvirheitä?
• Tutki, onko tilinpäätös tehty oikein.
• Käy kirjanpito läpi tilitapahtuma tilitapahtumalta. Katso että kaikki on merkitty oikein.
• Käy läpi tositteet. Varmista, että jokaisesta kirjanpitoon liittyvästä tapahtumasta on tosite.
• Käy läpi pankin tiliotteet. Varmista, että jokainen tiliotteisiin merkitty tulo ja meno löytyvät kirjanpidosta ja päinvastoin. Tarkista, että saldot täsmäävät.
• Käy läpi hallituksen kokousten pöytäkirjat. Varmista, että päätökset ovat lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisia.
• Vertaa toimintakertomusta ja tuloslaskelmaa, täsmäävätkö ne?
• Jos huomaat jotakin epäselvää, kysy asiaa heti hallitukselta.
• Tilintarkastajan kuuluu olla niuho!
Tilinpäätöstä, jossa on virheitä, ei pidä päästää läpi!
Tilintarkastuskertomus laaditaan tilintarkastuksen pohjalta. Tilinpäätöskertomuksen on vastattava seuraaviin kysymyksiin: Onko tilinpäätös laadittu oikein? Antaako tilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta? Voidaanko tilinpäätös vahvistaa? Voidaanko yhdistyksen hallitukselle myöntää tili- ja vastuuvapaus? Esimerkki tilintarkastuskertomuksesta
Tilinpäätös voidaan vahvistaa, mikäli se pitää paikkaansa eli on oikein tehty. Tili- ja vastuuvapaus voidaan myöntää, jos hallituksen ja muiden vastuullisten toiminta ei anna aihetta muistutuksiin.
Jos tilintarkastajalla on jotakin huomautettavaa, kannatta ensin pyytää hallitukselta lisäselvitys. Pienet tekniset/laskuvirheet voi hallitus korjata tilintarkastajan pyynnöstä. Jos virheet ovat suuria, voi tilintarkastaja tilintarkastuskertomuksessaan todeta, ettei tilintarkastusta voi sellaisenaan hyväksyä. Tällöin hallitus joutuu tekemään tilinpäätöksen uusiksi.
Tilintarkastajat eivät päätä vastuuvapauden myöntämisestä, vaan yhdistyksen jäsenet päättävät siitä yhdistyksen kokouksessa. Tilintarkastajan tulee luovuttaa tilintarkastuskertomus yhdistykselle hyvissä ajoin ennen vuosikokousta. Jos tilintarkastuksen perusteella jäsenillä ei ole mitään huomautettavaa, voidaan hallitukselle myöntää tili- ja vastuuvapaus. Tili- ja vastuuvapauden myöntäminen tarkoittaa, että taloudellinen ja juridinen vastuu siirtyy pois hallituksen harteilta eikä hallitusta voida enää myöhemmin vetää korvausvastuuseen toimistaan toimikautensa aikana. Tähän on ainoastaan yksi poikkeus: mikäli ilmenee, että tilintarkastus on pohjautunut väärään tietoon, ei tili- ja vastuuvapautus suojaa väärää tietoa antaneita. Rikosoikeudellista vastuuta ei siis yhdistyksen päätöksillä voida kumota.
Tili- ja vastuuvapaus asetetaan kyseenalaiseksi silloin, kun tilintarkastaja katsoo yhdistykselle koituneen vahinkoa, josta hallitusta voidaan pitää korvausvelvollisena (mm. yhdistykseltä on kadonnut rahaa laiminlyönnin tai huolimattomuuden seurauksena, yhdistyksen toimihenkilö on kavaltanut kassasta rahaa tai yhdistys on saanut suuren summan rahaa ennakkona, eikä tosittein pystytä selvittämään, mihin raha on käytetty). Tässä tapauksessa tilintarkastajan kannattaa tulla juttelemaan kerhosihteerin kanssa.
[muokkaa] Toimintakertomus
Toimintakertomus on hallituksen laatima selonteko edellisen vuoden toiminnasta ja osa tilinpäätöstä. Siinä tulee olla tiedot olennaisista tapahtumista tilikauden aikana ja sen päättymisen jälkeen sekä arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä. Ei ole pakollinen pienissä yhdistyksissä, mutta suositeltava (KY vaatii jokaiselta kerholta). Toimintakertomuksen avulla yhdistyksen jäsenet voivat seurata hallituksen toimintaa ja se on myös olennainen osa dokumentointia. Toimintakertomuksen tulisi seurata jollain tavalla toimintasuunnitelmaa ja siinä tulisi käydä ilmi vuoden onnistumiset ja epäonnistumiset ja syyt niihin.
[muokkaa] Käteiskassa
Yhdistyksellä voi olla käteiskassa, josta maksetaan laskuja ja johon otetaan vastaan maksuja. Kaikista käteiskassatapahtumista ei (välttämättä) tehdä erillistä kuittia vaan ne voidaan viedä kirjanpitoon muistiotositteilla, jotka kokoavat yhteen esim. tapahtuman pääsylipputulot.
KY suosittelee, että kerhot eivät maksa käteiskassasta mitään, vaan kaikki käteiskassatulot (esim. lipunmyyntitulot) tilitetään sellaisenaan tilille ja tililtä hoidetaan kaikki kerhon maksut.
[muokkaa] Palkat, palkkiot, kulukorvaukset
Yhdistykset maksavat jonkun verran palkkoja, palkkioita ja kulukorvauksia. Kaikkien suoritteiden tulee perustua hallituksen päätöksiin (hallituksen kokousten pöytäkirjat) ja tositteisiin.
KY ei suosittele maksamaan mitään palkkoja tai palkkioita(!), Palkoista ja palkkioista on maksettavat sivukulut, verotus, verokortit yms. tekevät asiasta hieman mutkikkaan.. Jos ”palkkioita” on pakko maksaa, niin suositellaan että ”palkkion saaja” laskuttaa yhdistystä (tällöin taas palkkion saajalla tulee olla esim. toiminimi), jolloin kyse ei ole enää palkkiosta tai palkasta. Myös yhdistykset voivat ”laskuttaa”, mutta tähän yhdistys tarvitsee y-tunnuksen.
Kerhojen tekemä työ Kerho (yhdistys) voi tehdä talkootyötä ja ottaa vastaan tehdystä työstä toiminta-avustusta. Yhdistykselle maksettu toiminta-avustus on tarkoitettu yhdistyksen toimintaan, eikä sitä saa jakaa eteenpäin yksityisille henkilöille! Tämä olisi veronkiertoa yhdistyksen kautta. Työstä saatu toiminta-avustus on verotonta.
[muokkaa] Verovelvollisuus ja yleishyödyllisyys
Yleishyödyllisyys on keskeinen yhdistyksen verovelvollisuutta määriteltäessä. Tulkinta on viime vuosina mennyt tiukempaan suuntaan. Verotusohje yleishyödyllisille yhdistyksille ja säätiöille 1.6.2005 ja sen täsmennys 19.12.2005 (Verohallinto Dnro 753/32/2005 ja Dnro 1756/349/2005)
Yleishyödyllisen yhteisön verotus (EVL)
• henkilökohtaiset tulot ovat verovapaita (jäsenmaksut, lahjoitukset, osingot, korot…)
• elinkeinotuloa verotetaan
• elinkeinotulona ei pidetä:
1) yhteisön toimintansa rahoittamiseksi järjestämistä arpajaisista, myyjäisistä, urheilukilpailuista, tanssi- ja muista huvitilaisuuksista, tavarankeräyksestä ja muusta niihin verrattavasta toiminnasta eikä edellä mainittujen tilaisuuksien yhteydessä harjoitetusta tarjoilu-, myynti- ja muusta sellaisesta toiminnasta saatua tuloa;
2) jäsenlehdistä ja muista yhteisön toimintaa välittömästi palvelevista julkaisuista saatua tuloa;
3) adressien, merkkien, korttien, viirien tai muiden sellaisten hyödykkeiden myynnin muodossa suoritetusta varojenkeräyksestä saatua tuloa;
4) sairaaloissa, vajaamielislaitoksissa, rangaistus- tai työlaitoksissa, vanhainkodeissa, invalidihuoltolaitoksissa tai muissa sellaisissa huoltolaitoksissa ja huoltoloissa hoito-, askartelu- tai opetustarkoituksessa valmistettujen tuotteiden myynnistä tai tällaisessa tarkoituksessa suoritetuista palveluksista saatua tuloa;
5) bingopelin pitämisestä saatua tuloa.
Elinkeinotulon määritelmä:
• itsenäisyys, jatkuvuus, säännöllisyys, ammattimaisuus
• toiminnan harjoittaminen ansiotarkoituksessa
• toiminnan vaatima erityinen asiantuntemus tai osaaminen
• toimiminen kilpailutilanteessa
• toiminnan riskinalaisuus
• vieraan pääoman käyttö
• sitoutuneen pääoman suuri määrä
• toiminnan tuottama suurehko osuus yhteisön koko varainhankinnasta
• palkattu henkilökunta
• suurehko liikevaihto
• varojen rahastointi
• toiminnan kohdistuminen ennalta rajoittamattomaan henkilöpiiriin
• toiminnan kohdistuminen tavanomaisiin kauppatavaroihin tai suoritteisiin
• jäsenille jäsenyydestä koituva muu kuin tavanomainen ja kohtuullinen etu.
Verovelvollisuus
• yhdistykset ovat tuloverolain (TVL) mukaan verovelvollisia tulostaan valtiolle, kunnalle ja seurakunnalle
• monet tekijät vaikuttavat siihen, mistä tulosta veroa maksetaan
• tärkein tekijä on yhdistyksen yleishyödyllisyys
• Yleishyödyllinen yhdistys on arvolisäverovelvollinen elinkeinotoimintansa osalta, jos sen liikevaihto on tilikauden aikana yli 8500 euroa
• alv-velvollisuus voi olla myös kannattavaa
• Jos yhdistys ei ole yleishyödyllinen se maksaa veroa TVL:n, EVL:n ja AVL:n mukaan
• Yhdistyksen, jolla on veronalaista tuloa, on annettava veroilmoitus!
KY:n kerhot luetaan pääsääntöisesti yleishyödyllisiksi yhdistyksiksi, joilla ei ole elinkeinotuloa. Tästä johtuen ne eivät ole siis verovelvollisia (muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta). Kannattaa kuitenkin olla tarkka kerhon toimintaa pyörittäessä, että kerhon toiminta todella on yleishyödyllistä eikä siinä ole tulkinnan varaa. Verontarkastukseen voi joutua mikä yhdistys tahansa.
[muokkaa] Toimintasuunnitelma
Toimintasuunnitelma (tosu) on yhdistyksen kokouksen hyväksymä asiakirja seuraavan vuoden toiminnasta. Hyvä toimintasuunnitelma on lyhyt ja ytimekäs (1-3 sivua) ja siinä on selkeät tavoitteet tulevalle vuodelle.
[muokkaa] Talousarvio/budjetti
Talousarvio antaa taloudelliset raamit toimintasuunnitelmalle. Esityksen laatii hallitus ja yhdistyksen kokous hyväksyy sen. Kopioiminen edellisen vuoden toteumasta on huono ratkaisu. Yhdistyksen talousarviossa tavoitellaan yleensä nollatulosta, varovaisuusperiaate on kuitenkin hyvä ottaa huomioon. Yhdistyksellä voi olla (suositeltavaakin) pieni pesämuna.
[muokkaa] Liitteet
1.KY:n Kerho-ohjesääntö
2.Rahanjakoperusteet
3.KY:n tilojen järjestyssäännöt
4.Kerhojen sääntömalli
5.Taloudenhoidon ohjesääntömalli
6.Tuloslaskelma ja tasekaava
7.Tilintarkastuskertomusmalli